2024年10月11日，第十二届国际潮青联谊年会（以下简称“大会”）筹委会与马来西亚潮州公会联合会（简称“马潮联会”）召开会议，讨论年会筹备工作的进展情况，旨在确保大会各项工作顺利推进。马潮联会核心领导层和年会筹委会的多位负责人参加会议。

国际潮青联合会名誉会长、马潮联会总会长、大会首席主席林家光，马潮联会副总会长、大会执行主席督潘林薏华，马潮联会总秘书廖宗明、总财政郑金德JMW、副总秘书郭景盛、副总秘书拿督斯里陈湘发硕士，国际潮青联合会执行会长、马潮联会常委、大会主席拿督黄瑞雷，国际潮青联合会副秘书长、马潮联会常委、大会执行主席暨秘书长陈光华，国际潮青联合会常务副会长、马潮联青总团长兼大会副首席主席陈家强，马潮联青总秘书兼大会秘书长黄世豪，马潮联会执行秘书朱君明等出席会议，大会专属秘书黄婉莹和巫佩芬陪同出席。

会议中，双方对年会的总体筹备情况进行了全面交流。与会领导对筹备进度表示高度认可，同时针对如何进一步优化提出了诸多建设性意见。特别就场地安全、活动流程流畅性等关键方面，提出了具体改进建议。大家一致认为，必须全力以赴，确保大会的圆满成功，尤其在细节方面要追求精益求精。

会议结束后，黄瑞雷、陈家强、林薏华、陈光华和黄世豪等筹委会成员带队到万达镇世界酒店（One World Hotel）进行了第二次场地勘察，执行助理黄婉莹和巫佩芬陪同。此次勘察的主要目的是对活动场地进行更为细致的检查，确保每个环节的布置都符合大会要求。筹委会成员对舞台设计、音响效果、灯光配置等相关细节进行了详细了解，并提出了若干改进建议，确保每个环节都能顺利进行。

此次场地勘察的重点是确保不同类型活动的场地设置符合需求，并确保人员流动安全有序。勘察团队还特别了解了场地的技术支持系统，尤其是音响和照明设备的布置情况，力求为与会嘉宾提供最佳的会议体验。